DIRECCION

Es la tercera ficha del rompecabezas, dentro de ella se encuentra la ejecución de los planes, la motivación, la comunicación y la supervisión para alcanzar las metas de la organización.

Elemento del Concepto.

• Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.
• Motivación.
• Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.
• Comunicación.
• Supervisión.
• Alcanzar las metas de la organización.

Importancia.

La dirección es trascendental porque:

• Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización.
• A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional.
• La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
• Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control.
• A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

Principios.

• De la armonía del objetivo o coordinación de intereses.
• Impersonalidad de mando.
• De la supervisión directa.
• De la vía jerárquica.
• De la resolución del conflicto.
• Aprovechamiento del conflicto.

De la armonía del objetivo o coordinación de intereses:

La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.

Así mismo, establece que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.

Impersonalidad de mando:

Se refiere a que la autoridad y su ejerció (el mando), surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.

De la supervisión directa:

Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

De la vía jerárquica:

Postula al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que éstos se realicen con mayor facilidad.

De la resolución del conflicto:

Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan.

Aprovechamiento del conflicto:

Experiencia.

• Experimentación.
• Investigación.
• Aplicar la decisión. Consiste en poner en practica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprenderá: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la decisión.

Etapas de Dirección

Integración: Comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes.

Reglas:
1. El hombre adecuado para el puesto adecuado.
Los hombres deben poseer las características que la empresa establezcan para desempeñar un puesto. Los recursos humanos deben adaptarse a las características de la organización y no ésta a los recursos humanos.

2. De la provisión de elementos necesarios.
A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.

ORGANIZACIÓN

la segunda ficha, es un conjunto de reglas, cargos, comportamientos que han de respetar todas las personas que se encuentran dentro de la empresa, la función principal de la organización es disponer y coordinar todos los recursos disponibles como son humanos, materiales y financieros.

Elementos del Concepto

Estructura. La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá el grupo social, ya que establece la disposición y la correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

Sistematización. Las actividades y recursos de la empresa, deben de coordinarse racionalmente para facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades. En la organización surge la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

Jerárquica. La organización, como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones. Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillo para realizar el trabajo de la mejor manera posible.

Importancia de la Organización.

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo.

Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

PRINCIPIOS:

1) Principio del Objetivo: Todas las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.

2) Principio de la Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.

3) Principio de la Jerarquía: Se deben de establecer centros de autoridad de los cuales emane la comunicación necesaria, para lograr los planes en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo, al nivel mas bajo.

4) Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de autoridad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

5) Unidad de Mando: Establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenas de mas de dos jefes, solo conduce a la ineficiencia.

6) Difusión: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos los miembros de la empresa que tengan relación con ellas.

7) Amplitud o tramo de control: Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que deben reportar a un ejecutivo.

8) La Coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán de mantenerse en equilibrio.

9) Continuidad: Una ves que se ha establecido, la estructura organizacional, requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.

CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA FUNCIÓN DEORGANIZACIÓN

Diseño organizacional: A partir del diseño organizacional se determina la estructura de la organización que es más conveniente considerando las estrategias, el personal, la tecnología y las tareas de la empresa.

Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa. Él organigrama nos permite visualizar en forma rápida la disposición que guardan los individuos, las áreas y los departamentos de una organización.

La estructura organizacional cuenta con los siguientes elementos:

Especialización. Es cuando se divide el trabajo en pequeñas tareas específicas y se asigna al empelado para hacer la simple tarea.

Estandarización. Define los procedimientos para las tareas ya establecidas con anterioridad.

Coordinación. Es desarrollar procedimientos para poder integrar las diferentes funciones de los departamentos o áreas de la empresa.

Autoridad. Se define como el poder legalizado, cuando éste se encuentra concentrado (centralización) o disperso por la organización (descentralización) determina dónde y quién toma o debe tomar las decisiones dentro de la empresa.

Existen diferentes tipos de autoridad:

· De línea: Tienen esta autoridad quienes son responsables directos de alcanzar las metas organizacionales. En un organigrama se identifica a esta autoridad por líneas continuas.

· De Staff: Es la autoridad que tienen aquellas personas que asesoran o apoyan a los de línea para que se logren objetivos.

· Funcional: Es la autoridad que tienen los de staff para influir en otras áreas o departamentos, descansando en su responsabilidad específica del staff.

Estructura organizacional

Al conjunto de relaciones que se establecen entre los miembros conforme al diseño organizacional, se le conoce como estructura organizacional; esta le permite a los gerentes dividir y coordinar las tareas de los miembros de la organización.

PLANEACION

Es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo.

Las empresas no improvisan, casi todo lo tienen planeado. La planeacion es la primera función administrativa porque sirve de base a las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuales son los objetivos que deben cumplirse y que deben hacerse para alcanzarlos, lo tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro.

La planeacion empieza por establecer objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar por adelantado el mejor camino para lograrlos. la planeacion se termina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden. 

Este proceso se opone a la mentalidad simplista de solucionar los problemas a medida que surgen en la empresas, lo que la vuelve mas reactiva que proactivas frente a los acontecimientos que ocurren en un mundo lleno de cambios. La planeacion en una táctica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de la empresas.

  

La planeacion tiene varias maneras de enfrentar la incertidumbre: Por un lado, puede conducir al punto en donde la decisiones se aplazan o no se toman por temor a la situación (llamada "parálisis por el análisis"). por otro lado, los gerentes pueden preocuparse por los problemas inmediatos y tomar decisiones para el futuro de la organización (llamado "extinción por el instinto").

Fundamentalmente la planeacion implica trazar el futuro y materializarlo. En esencia debe visualizar las oportunidades y las oportunidades que surgirán en el futuro para explotarlas o combatirlas, según sea el caso. El proceso de planeacion, que comienza en la determinación de los objetivos, define estrategias y políticas y detalla los planes para alcanzarlos, establece un sistema de decisiones e introduce una revisión de los objetivos para alimentar un nuevo ciclo de planeacion.

Para entender mejor como se ejecuta la planeacion, es conveniente descomponerla en tres fases secuenciales:

• Determinación de los objetivos por alcanzar.
• Toma de decisiones respecto de las acciones futuras.
• Elaboración de planes

En resumen la planeacion: 

• Se ocupa de los fines: ¿Que debe hacerse?
• Se ocupa de los medios: ¿Como debe hacerse?

IMPORTANCIA DE LA PLANEACION

• Da sentido de dirección: Cuando todos los que están involucrados saben hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos. 
• Facilita el control: Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra dichos objetivos. Sin la planeación no puede haber control. 
• Reduce la incertidumbre: Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas. 
• Visualiza los cambios

Tipos de planes 

•  Planes por su ámbito de influencia 

Planes estratégicos, buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales. 

Planes operacionales, Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos y son más específicos.

•  Planes por su horizonte temporal

Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año. 

Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre uno y tres años. 

Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años. Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.

JERARQUÍA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

1. PROPÓSITO Y MISIÓN: Cada tipo de operación organizada tiene propósitos o misiones, en todo sistema social las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad les asigna. El propósito de un negocio generalmente es la producción y distribución de bienes y servicios, el propósito de un departamento de carretas estatales es el diseño, construcción y operación de un sistema de carreteras estatales.

2. VISION:La visión depende de la situación presente, de las posibilidades materiales presentes y futuras tal y como las perciba la organización, de los eventos inesperados que puedan ocurrir y de la propia misión que ya se haya plateado.

3. DIAGNOSTICO: Consiste en determinar la situación actual o en un momento dado de la Empresa. Se utiliza principalmente una herramienta denominada Análisis DOFA. Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas.

4. OBJETIVOS Y METAS: Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no sólo el punto final de la planeación sino también el fin hacia el cual se dirigen la organización, integración de personal, dirección y control. Aunque los objetivos de la empresa constituyen su plan básico, un departamento también puede tener sus propios objetivos de la empresa, pero los dos conjuntos de metas pueden ser completamente diferentes.

5. ESTRRATEGIAS: La Estrategia es la adopción de cursos de acción y de las formas o maneras para cumplir los objetivos y metas. Es una guía de acción para la organización y todos sus miembros. Es lo que se debe hacer para lograr el objetivo. las estrategias es determinar y transmitir, a través de un sistema de objetivos y políticas básicos, una imagen acerca de qué tipo de empresa se desea proyectar.  Sin embargo, su utilidad en la práctica y su importancia para orientar la planeación sí justifican la separación de las estrategias como un tipo de plan con fines de análisis.

6. REGLAS Y POLITICAS: Las políticas también son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las políticas son "declaraciones"; a menudo tan sólo se deducen de las acciones de los gerentes.
Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y asegurarse de que la decisión sea congruente con un objetivo y contribuya a su cumplimiento.

7. POCEDIMIENTOS: Los procedimientos son planes que establecen un método obligatorio para manejar actividades futuras. Son guías para la acción, más que para el pensamiento, y describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas.
Los procedimientos se encuentran en cualquier parte de una organización. Al igual que otros tipos de planes, los procedimientos tienen una jerarquía.

8. PLANES DE TRABAJO Y CRONOGRAMAS: Es una herramienta muy importante en la gestión de proyectos. Puede tratarse de un documento impreso o de una aplicación digital; en cualquier caso, el cronograma incluye una lista de actividades o tareas con las fechas previstas de su comienzo y final.

9. PRESUPUESTOS: Un presupuesto es un estado de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. Se puede denominar programa con expresión numérica. De hecho, al presupuesto de operación financiera se le denomina a veces "plan de utilidades".

¿Cómo fue evolucionando éste concepto de Administración como sinónimo de trabajo?.

Inicialmente, el hombre trabajaba en forma individual; en concepto prehistórico éste cazaba, cultivaba, etc. para satisfacer sus necesidades básicas (la alimentación). Luego éste hombre empieza a ver la necesidad de relacionarse y en ésas vinculaciones se van dando un nivel de socialización formando una especie de organización.

Así como el hombre, entre ellos, se dividía; en las tribus hay una distribución más ordenada del trabajo y ya se empieza a hablar de uno de los principios básicos de la Administración como es la División del Trabajo, pero además de existir esto había también uno o varios hombres que tomaban las decisiones o sea los que establecían ese subsistema político, decisorio y que estaba en cabeza de un “cacique” o de un jefe de la tribu.

Luego estas tribus dejan de ser nómadas y se generan asentamientos donde la nueva preocupación para administrar el esfuerzo que hacia esta unidad era establecer un sistema de coordinación porque el estado necesitaba coordinar recursos, personas y empezar a diseccionar en mayor medida todas esas actividades que se estaban generando en esa unidad organizacional.

Así, en la antigüedad existen otras formas de agrupaciones, donde también se administraba trabajo, como el caso del esclavismo que en realidad se administraba trabajo a cambio de protección; se daba protección pero existía sobre el protegido un alto grado de supervision y control y el que fijaba cuales eran las pautas que debían seguir otros, era seguramente el “señor” y él era quien establecía el seguimiento del trabajo de aquel que lo ejecutaba.

Luego tenemos el feudalismo, también es un cuasi-esclavismo con la diferencia de que acá es un sistema de protección mayor y también existía un alto grado de control.

Cuando estos señores feudales empiezan a empobrecerse, aparecen verdaderos sistemas laborales que van marcando relaciones peculiares y uno de ellos es “el señor siervo trabajador”, en este tipo de relación se empieza a marcar sistemas de delegación; delegar es entregar a otro la posibilidad de que haga o decida por mí. Estos eran los primeros sistemas de delegación donde lo que primaba no era el equilibrio sino era una desigualdad total, había algunos que eran dueños del capital y de todo el poder para ordenar, otros que solamente debían ejecutar a cambios de necesidades básicas.

Cuando empieza a debilitarse éste sistema de “siervo trabajador”, aparece un nuevo sistema donde a través de la realización de algunos oficios, aparecen aquellos que ejecutaban los oficios y otros que entregaban el conocimiento de cómo hacer ese oficio y aquí tenemos “los artesanos y los patrones”. Los patrones eran los que mantenían el capital, los artesanos los que ejecutaban los oficios; también estaban los aprendices que eran a quienes los artesanos entregaban su oficio al verse en la imposibilidad física y material de poder satisfacer todos los pedidos. Este era también un proceso de delegación y de alguna manera se daba pié a entender que en ésta aplicación de esfuerzos y de ésta transferencia de conocimiento, se estaba haciendo la aplicación de la Administración.

Origen

El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por Henri Fayol (1916). Aunque todavía se discuta si la administración es una ciencia o, por el contrario, es arte, desde una perspectiva funcionalista se afirma que la función básica de la administración, como práctica, es la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a la organización hacia su logro. Lo anterior implica definir la administración como un proceso que, como tal, requiere de la ejecución de una serie de funciones. Fayol describió las actividades administrativas como compuestas por las funciones de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

     

PROCESO ADMINISTRATIVO

     Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelaciones de las actividades de plantación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la organización para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la sociedad.

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el proceso administrativo.

La siguiente figura resume de forma básica del proceso administrativo