PLANEACION

Es la primera ficha de este rompecabezas, dentro de ella se siguen los siguientes pasos: investigación del entorno e interna, planteamiento de estrategias, políticas y propósitos, así como de acciones a ejecutar en el corto, medio y largo plazo.

Las empresas no improvisan, casi todo lo tienen planeado. La planeacion es la primera función administrativa porque sirve de base a las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuales son los objetivos que deben cumplirse y que deben hacerse para alcanzarlos, lo tanto, es un modelo teórico para actuar en el futuro.

La planeacion empieza por establecer objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar por adelantado el mejor camino para lograrlos. la planeacion se termina donde se pretende llegar, que debe hacerse, como, cuando y en que orden. 

Este proceso se opone a la mentalidad simplista de solucionar los problemas a medida que surgen en la empresas, lo que la vuelve mas reactiva que proactivas frente a los acontecimientos que ocurren en un mundo lleno de cambios. La planeacion en una táctica para minimizar la incertidumbre y dar mas consistencia al desempeño de la empresas.

  

La planeacion tiene varias maneras de enfrentar la incertidumbre: Por un lado, puede conducir al punto en donde la decisiones se aplazan o no se toman por temor a la situación (llamada "parálisis por el análisis"). por otro lado, los gerentes pueden preocuparse por los problemas inmediatos y tomar decisiones para el futuro de la organización (llamado "extinción por el instinto").

Fundamentalmente la planeacion implica trazar el futuro y materializarlo. En esencia debe visualizar las oportunidades y las oportunidades que surgirán en el futuro para explotarlas o combatirlas, según sea el caso. El proceso de planeacion, que comienza en la determinación de los objetivos, define estrategias y políticas y detalla los planes para alcanzarlos, establece un sistema de decisiones e introduce una revisión de los objetivos para alimentar un nuevo ciclo de planeacion.

Para entender mejor como se ejecuta la planeacion, es conveniente descomponerla en tres fases secuenciales:

• Determinación de los objetivos por alcanzar.
• Toma de decisiones respecto de las acciones futuras.
• Elaboración de planes

En resumen la planeacion: 

• Se ocupa de los fines: ¿Que debe hacerse?
• Se ocupa de los medios: ¿Como debe hacerse?

IMPORTANCIA DE LA PLANEACION

• Da sentido de dirección: Cuando todos los que están involucrados saben hacia dónde se dirige la organización y qué es lo que deben aportar para lograr los objetivos organizacionales, pueden empezar a coordinar sus actividades, cooperar unos con otros y trabajar en equipos. 
• Facilita el control: Al planear se desarrollan objetivos y por su parte, en la función de control se comparará el desempeño real contra dichos objetivos. Sin la planeación no puede haber control. 
• Reduce la incertidumbre: Obliga a los administradores a ver hacia el futuro, anticipar los cambios, considerar su impacto y desarrollar las respuestas adecuadas. 
• Visualiza los cambios

Tipos de planes 

•  Planes por su ámbito de influencia 

Planes estratégicos, buscan lograr las metas generales de la organización, colocándola en términos de su ambiente y afecta a todas las áreas funcionales. 

Planes operacionales, Son aquellos que especifican los detalles respecto a la forma como se van a alcanzar los objetivos de la organización. Se derivan de los planes estratégicos y son más específicos.

•  Planes por su horizonte temporal

Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un año. 

Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre uno y tres años. 

Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres años. Los planes estratégicos se establecen a largo plazo y los operacionales a mediano y corto plazo.

JERARQUÍA DE LAS HERRAMIENTAS O ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

1. PROPÓSITO Y MISIÓN: Cada tipo de operación organizada tiene propósitos o misiones, en todo sistema social las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad les asigna. El propósito de un negocio generalmente es la producción y distribución de bienes y servicios, el propósito de un departamento de carretas estatales es el diseño, construcción y operación de un sistema de carreteras estatales.

2. VISION:La visión depende de la situación presente, de las posibilidades materiales presentes y futuras tal y como las perciba la organización, de los eventos inesperados que puedan ocurrir y de la propia misión que ya se haya plateado.

3. DIAGNOSTICO: Consiste en determinar la situación actual o en un momento dado de la Empresa. Se utiliza principalmente una herramienta denominada Análisis DOFA. Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas.

4. OBJETIVOS Y METAS: Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no sólo el punto final de la planeación sino también el fin hacia el cual se dirigen la organización, integración de personal, dirección y control. Aunque los objetivos de la empresa constituyen su plan básico, un departamento también puede tener sus propios objetivos de la empresa, pero los dos conjuntos de metas pueden ser completamente diferentes.

5. ESTRRATEGIAS: La Estrategia es la adopción de cursos de acción y de las formas o maneras para cumplir los objetivos y metas. Es una guía de acción para la organización y todos sus miembros. Es lo que se debe hacer para lograr el objetivo. las estrategias es determinar y transmitir, a través de un sistema de objetivos y políticas básicos, una imagen acerca de qué tipo de empresa se desea proyectar.  Sin embargo, su utilidad en la práctica y su importancia para orientar la planeación sí justifican la separación de las estrategias como un tipo de plan con fines de análisis.

6. REGLAS Y POLITICAS: Las políticas también son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las políticas son "declaraciones"; a menudo tan sólo se deducen de las acciones de los gerentes.
Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y asegurarse de que la decisión sea congruente con un objetivo y contribuya a su cumplimiento.

7. POCEDIMIENTOS: Los procedimientos son planes que establecen un método obligatorio para manejar actividades futuras. Son guías para la acción, más que para el pensamiento, y describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Son secuencias cronológicas de acciones requeridas.
Los procedimientos se encuentran en cualquier parte de una organización. Al igual que otros tipos de planes, los procedimientos tienen una jerarquía.

8. PLANES DE TRABAJO Y CRONOGRAMAS: Es una herramienta muy importante en la gestión de proyectos. Puede tratarse de un documento impreso o de una aplicación digital; en cualquier caso, el cronograma incluye una lista de actividades o tareas con las fechas previstas de su comienzo y final.

9. PRESUPUESTOS: Un presupuesto es un estado de los resultados esperados, expresados en términos numéricos. Se puede denominar programa con expresión numérica. De hecho, al presupuesto de operación financiera se le denomina a veces "plan de utilidades".